ASAP - Senior Assistant (m/d/w) - Gesundheitswesen
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- Zürich
- Unbefristet
- Vollzeit
- Als zentrale Kontaktperson der Direktion nehmen Sie sämtliche Anfragen entgegen, steuern die Kommunikation und sorgen dafür, dass Informationen zielgerichtet und ohne Verzögerung fliessen.
- Die Agendaorganisation liegt vollständig in Ihren Händen: Sie setzen Prioritäten, koordinieren Termine vorausschauend und stellen sicher, dass die Direktion jederzeit optimal vorbereitet ist.
- Sitzungen begleiten Sie strukturiert, halten Beschlüsse und Aufgaben präzise fest, führen Pendenzenlisten und stellen deren termingerechte Erledigung sicher.
- Sie erstellen hochwertige Präsentationen und Unterlagen, die sowohl inhaltlich als auch formal höchsten Ansprüchen genügen.
- Die schriftliche Kommunikation - auf Deutsch und Englisch - verfassen Sie professionell und adressatengerecht, sei es für Patient:innen, externe Fachpersonen oder interne Stakeholder.
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen ist für Sie selbstverständlich; Sie arbeiten stets diskret, sorgfältig und verantwortungsbewusst.
- Sie koordinieren interne Weiterbildungen, Veranstaltungen sowie Besuche von externen Führungskräften oder Expert:innen und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.
- Mit Ihrem proaktiven Arbeitsstil denken Sie voraus, erkennen Bedarf frühzeitig und unterstützen die Direktion, indem Sie Herausforderungen antizipieren und Lösungen vorbereiten.
- Sie bringen fundierte Erfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealerweise in einem dynamischen oder medizinisch geprägten Arbeitsumfeld, in dem Sie bereits mit anspruchsvollen Stakeholdern gearbeitet haben.
- Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus.
- Digitale Tools gehören für Sie zum Alltag: Sie beherrschen MS Office souverän und arbeiten effizient mit modernen Systemen und elektronischen Workflows.
- Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit, Verlässlichkeit und eine schnelle Auffassungsgabe aus - Sie bleiben ruhig, auch wenn es im Umfeld hektisch oder unstrukturiert wird.
- Selbstständiges, strukturiertes und vorausschauendes Arbeiten ist für Sie selbstverständlich; auch in komplexen Situationen behalten Sie den Überblick und treffen kluge Priorisierungen.
- Sie besitzen die nötige Standfestigkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Klarheit, um auch mit einer sehr anspruchsvollen Führungspersönlichkeit souverän, geduldig und lösungsorientiert zusammenzuarbeiten.