Geschäftsleitungsassistenz 100%

• Eigenverantwortliche Organisation und Weiterentwicklung des Office Managements inklusive aller administrativen Abläufe
• Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung und des Managements in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen für Geschäftsführer und Teammitglieder
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie internen und externen (Gross-)Veranstaltungen und Workshops inkl. Catering
• Eigenständige Organisation internationaler Reisen inklusive Flugbuchung, Transfers, Verpflegung, Meetingräumen, etc. sowie Anpassung kurzfristiger Umbuchungen für die Geschäftsleitung und das Team
• Mitwirkung bei administrativen Personal-Prozessen,
• Mitarbeit bei der Abrechnung und Aufbereitung relevanter Unterlagen für periodische Abschlüsse
• Empfangsmanagement sowie professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Unterstützung des CEO bei der inhaltlichen Vorbereitung und Umsetzung strategischer Themen
• Erstellung von Auswertungen und Analysen zur Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen
• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und organisatorischer Strukturen
• Aktive Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

• Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Arbeitserfahrung im internationalen Umfeld in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in der Unternehmensberatung
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache) und Englisch - verhandlungssicher, adressatengerecht und überzeugend
• Dienstleistungs- und serviceorientierte, authentische Persönlichkeit mit hoher sozialer Kompetenz sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Anspruchsgruppen und einem professionellen, vertrauensvollen Auftreten auf Augenhöhe
• Strukturierte, selbstständige und analytische Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent, vorausschauendem Denken und einer klaren Ergebnis- und Umsetzungsorientierung
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Souveränität, auch in anspruchsvollen Situationen - stets lösungsorientiert, engagiert und mit Überblick handelnd
• Starke Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein und Initiative, kombiniert mit unternehmerischem Denken und einem hohen Mass an Energie und Engagement
• Teamorientierung und Kooperationsfähigkeit, verbunden mit Diskretion, Verlässlichkeit und einem verbindlichen, integrativen Arbeitsstil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich in diesen Programmen aufzubereiten und zu kommunizieren

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