Executive Assistant

• Servir de point de contact entre la direction et les interlocuteurs internes comme externes.
• Gérer les appels, prendre les messages et assurer la circulation efficace de la correspondance.
• Traiter les demandes et requêtes avec professionnalisme et confidentialité.
• Assurer la gestion d'agendas complexes : planification de réunions, organisation de rendez-vous et gestion proactive des rappels.
• Organiser les déplacements professionnels et en assurer la logistique complète.
• Participer aux réunions, y compris aux réunions de conseil, rédiger les procès-verbaux et gérer les formalités administratives liées aux registres officiels, ainsi que la mise à jour des bases de données internes.
• Préparer des rapports, présentations, documents de synthèse et supports de communication.
• Mettre en place et maintenir un système de documentation et d'archivage structuré et efficace.
• Fournir un soutien professionnel et parfois personnel aux managers (mise en forme de documents, consolidation de présentations, gestion et traitement d'informations).
• Contribuer à l'organisation d'événements professionnels en Suisse et occasionnellement en Europe, en collaboration avec une équipe internationale.
• Faire preuve de flexibilité quant aux horaires et être disponible, si nécessaire, en dehors des heures de bureau.

• Diplômé(e) en administration, secrétariat ou domaine équivalent.
• Excellente maîtrise du français, avec de solides compétences en anglais.
• Très bonne maîtrise de l'allemand, indispensable pour la correspondance avec les autorités communales et cantonales, ainsi qu'avec les partenaires légaux internes et externes.
• Expérience confirmée dans un rôle similaire, idéalement au sein du secteur médical.
• Excellentes compétences organisationnelles, sens aigu des priorités et grande attention aux détails.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office).
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement exigeant et en constante évolution.
• Grande flexibilité, notamment pour s'adapter aux imprévus, aux demandes urgentes et à un rythme de travail fluctuant.
• Attitude professionnelle, sens du service et discrétion absolue dans la gestion d'informations sensibles.

• Un contrat à durée indéterminée avec des responsabilités enrichissantes.
• 5 semaines de vacances pour un bon équilibre entre vie professionnelle et privée.
• Une culture d'entreprise valorisant l'expertise et la collaboration.
• Un environnement stimulant au cœur du secteur médical.

Michael Page