Secrétaires responsable de Centre CDI à 100% H/F

• Animer, mobiliser et fédérer l'équipe autour des objectifs du service

• Organiser et animer les réunions d'équipe régulières (colloques)

• Assurer la communication descendante et ascendante au sein de l'équipe

• Être à l'écoute des collaborateur·rice·s, détecter les difficultés et y apporter des solutions

• Prévenir et gérer les conflits, promouvoir un climat de travail harmonieux

• Établir et optimiser le planning de l'équipe (présences, vacances, absences)

• Valider les demandes de congés et gérer les absences imprévues

• Participer au recrutement des nouveaux·elles secrétaires (immersion, avis)

• Organiser la participation des secrétaires du site au Call Center groupe

• Collaborer avec les autres Secrétaires Responsables du groupe en cas de manque d'effectifs pour optimiser et mutualiser les ressources

• Assurer l'intégration des nouveaux·elles collaborateur·rice·s à leur arrivée sur leur centre

• Coordonner avec la Responsable Formations pour la formation initiale

• Accompagner les nouvelles arrivées après leur formation initiale (bilans mois 1, 2, 3) en suivant le plan d'intégration groupe

• Identifier les besoins en formation continue de ses collaboratrices et les remonter à la Responsable Formations

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des patient·e·s

• Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R

• Gérer les situations difficiles (plaintes, mécontentements) avec diplomatie

• Être le·la référent·e pour les réclamations patient·e·s du site

• Planifier et optimiser les rendez-vous selon les ressources disponibles

• Coordonner les urgences avec les équipes médicales

• Gérer les annulations et reports en minimisant l'impact

• Veiller à l'optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM

• Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter au maximum les indisponibilités de planning

• Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patient·e·s (assurances, documents)

• Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s'assurer des relances

• Vérifier l'envoi des rapports médicaux aux prescripteur·rice·s et le suivi des relances

• Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais)

• Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives

• S'assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.)

• Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations)

• Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe

• Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center

• S'assurer que les collaborateurs·rices sont bien connectées selon le planning prévu

• Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center

• Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center

• Travailler en étroite collaboration avec le·la TRM responsable et le·la Radiologue Responsable de Centre

• Participer à la veille prescripteur avec l'aide du Radiologue Responsable de Centre

• Participer aux réunions de coordination du centre (colloques inter-secteurs)

• Favoriser la communication et l'entraide entre secrétariats, TRM et radiologues

• Gérer la caisse du centre et les commandes (fournitures, consommables)

• Veiller à la bonne tenue et propreté des espaces d'accueil

• Être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les demandes organisationnelles du·de la Radiologue Responsable de Centre

• Gérer les informations relatives aux locaux (accès, clés, badges, codes d'alarme)

• Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité, tenues professionnelles)

• Coordonner avec le·la propriétaire ou la régie pour les questions immobilières

• Superviser les espaces communs (cave, stockage, archives)

• Veiller au respect des normes de santé et sécurité au travail (SST)

• Tenir à jour l'inventaire du matériel et mobilier du site

• Signaler les problèmes techniques ou de sécurité aux services compétents

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