Assistenz Der Chefredaktion 60-80%

• Du bist erste Ansprechperson für administrative Angelegenheiten und unterstützt den Chefredaktion
• Leserinnen und Leser per E-Mail und Telefon, bearbeitest das Redaktions-Mail und fungierst als Schnittstelle zu PR-Büros und externen Journalisten
• Du managst die Erfassung von Kreditorenrechnungen, die monatliche Weiterleitung von Kreditkartenabrechnungen sowie die Bearbeitung von Spesenabrechnungen
• Du übernimmst die Buchung und Organisation von Geschäftsreisen sowie die Pflege des physischen Archivs und das Dokumentenmanagement (z.B. PDF-Versand)
• Du bist die Drehscheibe zu internen Abteilungen wie IT (z.B. Verlängerung von Freelancer-Konten, Support bei Druckerfragen) und dem Mediacreationpool (z.B. Bildrückschub, Rechnungsbearbeitung)
• Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Redaktions- und Firmen-Events und klärst in Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst Fragen zu Bildrechten
• Du planst, koordinierst und schreibst Inhalte für Rubriken wie "Wechsel der Woche", "Sesselwechsel" und "Networking" in enger Zusammenarbeit mit Grafik und Produktion
• Du unterstützt die Spezialredaktion bei administrativen Aufgaben, inklusive dem Versand von Special-Seiten und der Rechnungsabwicklung

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, vorzugsweise im Medienumfeld oder Verlagswesen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (mündlich und schriftlich) sowie gute Umgangsformen
• Versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel) sowie Gmail, idealerweise Kenntnisse in Buchhaltungssystemen (Coupa, Loga) und Reisemanagement-Tools (Finass, SBB)
• Absolut zuverlässig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Du denkst mit, erkennst Bedarfe und packst Dinge selbstständig an
• Du arbeitest gerne im Team und bist dienstleistungsorientiert

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