Office Manager - Single Family Office (m/w/d) 100%
- Zürich
- Unbefristet
- Vollzeit
- Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Key Clients in verschiedenen Projekten
- Reiseplanung, Spesen- und Bargeldmanagement
- Organisation, Koordination und Protokollführung von Meetings
- Unterstützung der Personal Assistant Funktion für einen Key Client (inkl. flexible Erreichbarkeit bei Bedarf)
- Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
- Eigenständiges Property Management: Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
- Organisation und Optimierung der Büroabläufe, Pflege von Datenbanken
- Erste Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen auf Deutsch und Englisch
- Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Equipment und weiteren Ressourcen
- Verantwortung für IT-Belange in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner
- Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Assistentin in einer vergleichbaren Position
- Fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertraulichkeit
- Proaktive Persönlichkeit, die Mehrwert schafft und mitdenkt
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Detailorientierung sowie Organisations- und Problemlösungskompetenz
- Teamplayer mit exzellenten kommunikativen Fähigkeiten
- Ein Führerausweis und Auto sind für diese Position notwendig