Office Manager Family Office
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Unsere Mandantin ist eine vielseitige und dynamische Unternehmerpersönlichkeit, die mehrere Rollen gleichzeitig vereint: Sie ist Unternehmerin, Immobilienbesitzerin und Mutter von drei Kindern. In ihrem Alltag bewegt sie sich zwischen strategischen Unternehmensentscheidungen, Immobilienprojekten und privaten Verpflichtungen.
Zur Unterstützung dieses breit gefächerten Wirkungsfeldes suchen wir in dieser neu geschaffenen Position eine vertrauensvolle, strukturierte und digital affine Persönlichkeit, die Freude daran hat, Ordnung in die Komplexität der vielfältigen Themen zu bringen und unsere Mandantin effektiv zu entlasten als:
Office Manager Family Office
Ihre Rolle
In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion zwischen geschäftlichen, privaten und immobilienbezogenen Themen. Sie arbeiten eng mit der Mandantin zusammen, organisieren, strukturieren und stellen sicher, dass operative und administrative Aufgaben zuverlässig ausgeführt werden und sie effektiv entlastet wird.
Die Besonderheit der Rolle liegt in der hohen thematischen Vielfalt, was gleichzeitig die Komplexität ausmacht: Viele Themen laufen parallel, einzelne Aufgaben sind oft zeitlich überschaubar (z. B. quartalsweise Verrechnungen von Mandatsaufträgen oder Vorbereitung einer jährlichen VR-Sitzung), erfordern jedoch ein hohes Mass an Überblick, Eigenverantwortung und Priorisierung.
Entgegen ist es keine klassische Personalassistenz-Funktion, die Terminplanung, Reiseorganisation oder Kalenderführung beinhaltet.
Ihre Aufgaben
1. Bauprojekt & selbst bewohnte Immobilie (zentrale Rolle)
Unsere Mandantin befindet sich aktuell in der Fertigstellungsphase eines Neubaus mit geplantem Bezug bis November 2026. In diesem Kontext übernehmen Sie eine umfassende administrative Steuerung des Projekts:
Strukturierung und Ablage sämtlicher projektrelevanter Unterlagen
Verwaltung und Überwachung von Wartungs- und Serviceverträgen
Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Wartungszyklen
Unterstützung bei der Koordination mit Baupartnern, Lieferanten und Dienstleistern
Kostenkontrolle und Dokumentation von Ausgaben
Administrative Begleitung der Einrichtung und finalen Bezugsphase
Aufbau einer nachhaltigen Dokumentationsstruktur für den langfristigen Betrieb der Immobilie
2. Immobilienmanagement (nicht selbst bewohnte Objekte)
Administrative Betreuung von aktuell zwei Wohnungen und Parkplätzen
Unterstützung bei der Vermietungsvorbereitung (z. B. Organisation von Services, Koordination externer Dienstleister)
Erstellung von Übergabeprotokollen und Mängellisten
Verwaltung und Ablage von Verträgen und Dokumenten (Korrespondenz)
Kontrolle von Zahlungseingängen
Schnittstelle zu Mietern und Verwaltung
Prüfung von Nebenkostenabrechnungen und Weiterleitung an Mieter
Koordination vereinzelter Handwerker-Einsätze
3. Unterstützung auf Geschäftsführungsebene
Erstellung und Abwicklung von Zahlungsaufträgen (ca. 2x monatlich, geringe Anzahl Rechnungen)
Vorbereitung von Unterlagen für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen (1x jährlich)
Erstellung von Jahresplanungen und Timelines inkl. Fristenkontrolle
Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation
4. Administrative Betreuung einer GmbH (in Gründung)
Vorbereitung und Versand von Rechnungen (ca. 4x jährlich)
Koordination der Buchhaltung mit Treuhänder sowie Unterstützung beim Jahresabschluss
Führung einer einfachen Lohnbuchhaltung für eine Mitarbeiterin
5. Private Administration & Organisation
Aufbau und Pflege einer digitalen, sicheren Dokumentenstruktur (z. B. Tresorit)
Persönliche Buchhaltung inkl. Zahlungsabwicklung und Controlling
Überblick und Verwaltung von Versicherungen
Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im privaten Bereich
Strukturierung und Digitalisierung von Unterlagen, Fotos und Dokumenten
Organisation von wiederkehrenden Themen
Die Zusammenarbeit erfolgt in einem modernen, flexiblen Setup: Es gibt kein klassisches Büro - stattdessen steht ein Arbeitsplatz (Desk) in einem Open Space an zentraler Lage in Zürich zur Verfügung. Gleichzeitig besteht grosse Flexibilität hinsichtlich Homeoffice.
Die 50% Stellenprozent sollen idealerweise täglich zwischen Montag bis Donnerstag erbracht werden.
Ihr Profil
Mehrjährige Berufserfahrung in der Schweiz, idealerweise im Immobilien-, Family Office- oder Kanzleiumfeld
Erfahrung in vergleichbarer Assistenz-/Koordinationsfunktion
Ausgeprägte digitale Kompetenz mit Freude daran, klassische administrative Prozesse mithilfe von KI-Tools effizient aufzubauen und kontinuierlich zu optimieren
Sie arbeiten gerne in einer vielfältigen Drehscheibenfunktion und bevorzugen ein breites Aufgabenspektrum
Sehr strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise - kombiniert mit Pragmatismus
Hohe Selbstständigkeit und ausgezeichnetes Selbstmanagement
Diskret, loyal und absolut vertrauenswürdig
Sehr gute Kenntnisse in MS Office
Fliessende Englischkenntnisse
Erfahrung mit Buchhaltungstools (z. B. Bexio) von Vorteil
Führerausweis und eigenes Fahrzeug sehr erwünscht
Was Sie erwarten dürfen
Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit grossem Gestaltungsspielraum
Hohe Flexibilität in der Arbeitsgestaltung
Kombination aus Homeoffice und Präsenz (1 fixer Tag/Woche in Zürich, ansonsten flexibel)
Moderner Arbeitsplatz in einem open Office an zentraler Lage in Zürich
Möglichkeit, Strukturen zu schaffen, Prozesse zu optimieren und spannende Projekte eigenständig umzusetzen
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